Por Alberto Del Barrio, CEO de Orquest

La optimización de las operaciones de los supermercados es una de las principales preocupaciones de la industria de distribución de alimentos. En los últimos años, los principales supermercados han dedicado grandes esfuerzos en mejorar sus procesos y eficiencia, con excelentes resultados, reduciendo los costes operativos hasta un 15% gracias a las iniciativas de lean retailing. Pero la gran competencia y la creciente exigencia de los clientes les han obligado a buscar nuevas formas de mejorar la productividad y el servicio.

Teniendo en cuenta que el coste de la mano de obra es uno de los gastos variables más elevados, no cabe duda de que una de las áreas más susceptibles de mejora es la gestión, planificación y planificación del personal. Durante muchos años, las soluciones de planificación estándar se han utilizado generalmente para planificar el personal y sus horarios, gestionar su cumplimiento y generar las nóminas, pero ninguna ha tenido en cuenta ni las fluctuaciones de la demanda, ni la variación de la carga de trabajo.

Cada punto de ineficiencia en la planificación del personal se traduce a final de año en miles, en algunos casos millones, de euros en pérdidas. Planificar horas extra cuando no son necesarias implica costes laborales innecesarios, cuando planificar menos horas en momentos de máxima actividad se traduce en notables pérdidas de ventas. Por no mencionar el coste para la reputación de un mal servicio al cliente, o el impacto en el servicio al cliente de tener empleados insatisfechos.

¿Cómo podemos evitar pérdidas debido a las ineficiencias en la gestión del personal?

Si un supermercado pudiera predecir el número óptimo de empleados necesarios y las habilidades que requiere cada tarea / puesto, cada hora del día, y día de la semana, podría garantizar el mejor servicio al cliente y supermercados perfectamente abastecidos, minimizando el tiempo de espera en las colas de los cajeros, y con empleados disponibles cuando el cliente lo necesite. De esta manera, se asegura que los empleados no estén ni desocupados ni sobrecargados de trabajo, reflejándose en un ahorro en el coste laboral total y un aumento de las ventas gracias a un mejor servicio al cliente.

La dificultad de ajustar perfectamente la planificación de los empleados y la actividad real del supermercado es evidente. Enfrentados a un tráfico de clientes variable, y a un cambio constante en los hábitos de consumo de los clientes, ser precisos en esta área es extremadamente difícil.

Esta complejidad hace que, en la mayoría de los casos, la realidad sea otra, y rara vez los horarios coinciden con las necesidades reales de trabajadores en los supermercados. Muchos deciden los presupuestos de personal de forma muy simple, exigiendo que los costes laborales de cada tienda no superen el 10% de las ventas. A partir de ahí, calculan el volumen de horas, para después distribuirlas a lo largo del año en función de las ventas previstas. Este enfoque simplista está ignorando la actividad real que tendrá cada una de las tiendas y sus zonas, por no hablar de que no está considerando la singularidad de cada supermercado.

La cobertura de personal perfecta

La buena noticia es que hoy en día, alcanzar este objetivo es posible, y los líderes de la industria ya lo están logrando, adoptando un enfoque basado en datos y análisis avanzado.

Gracias a las últimas técnicas en inteligencia artificial, hoy es posible predecir con precisión, hora por hora, el tráfico de clientes, la cantidad de ventas en cada área, e incluso la cantidad de productos vendidos por categorías. Utilizando estas predicciones y modelos de machine learning es posible calcular con precisión el número óptimo de horas de trabajo de los empleados en cada tarea/posición del supermercado, garantizando así el mejor servicio al cliente. En resumen, la cobertura perfecta.

Otro rompecabezas es el de garantizar la mejor cobertura posible, teniendo en cuenta todas las variables en juego: el cumplimiento de las normas laborales, el equilibrio de la carga de trabajo, la equidad de los descansos, la singularidad de los contratos de los empleados, las habilidades y aptitudes de los empleados, las preferencias de los empleados, etc.

Afortunadamente, las técnicas avanzadas de optimización matemática pueden ayudar enormemente en esto, generando los horarios y la planificación de tareas de cada empleado, asegurando el cumplimiento de todas las restricciones y variables en juego, al mismo tiempo que garantizan el mejor servicio al cliente al menor coste posible.

Orquest es la solución de planificación de personal basada en IA que genera horarios que colocan a los empleados adecuados trabajando, en los momentos adecuados, realizando las tareas adecuadas a la vez que optimiza el rendimiento. De este modo, los supermercados pueden ahorrar hasta un 12% en costes laborales y aumentar las ventas hasta un 8% al mejorar la atención al cliente, reducir las colas en las cajas y mejorar la reposición de productos.

No hay planificación óptima sin una plantilla ajustada a las necesidades reales

Sin embargo, una planificación perfecta que asegure una cobertura óptima de la carga de trabajo en cada momento puede ser complicada si partimos de una plantilla no acorde con la realidad del supermercado, con contratos laborales erróneos, formación desajustada y disponibilidades horarias desequilibradas. 

Pero, cambiar esta estructura de personal requiere tiempo y previsión, teniendo en cuenta los diferentes periodos de actividad de la tienda, propios de la estacionalidad de la venta. Esta es la razón por la que es necesario tener una visión a largo plazo, que nos asegure detectar los picos y valles de actividad con la suficiente antelación para actuar.

Incluso teniendo una previsión de actividad a largo plazo, la dificultad de identificar con precisión cuándo contratar, qué tipo de contrato, duración, habilidades del empleado, etc., es evidente. Si te enfrentas a este reto sin la ayuda de herramientas inteligentes, tendrás que aplicar tu intuición, y esto te llevará inevitablemente al fracaso.

Afortunadamente, en este punto nuevamente, los datos y el análisis avanzado pueden ayudar. Utilizando técnicas de optimización matemática, podrías identificar en detalle el número de horas no coincidentes por día y franja horaria, en cualquier posición, de modo que sea posible identificar el plan de contratación óptimo que asegure una estructura optimizada que se adapte perfectamente a las necesidades del negocio.

Orquest es la solución de gestión de empleados diseñada específicamente para el sector retail, para brindar apoyo con una visión a largo, medio y corto plazo. en todos los puntos críticos del proceso de planificación del personal en supermercados.

Seis puntos clave para una planificación eficiente del personal

En resumen, podrás tener un impacto significativo en los resultados del supermercado prestando gran atención a los seis puntos clave para una planificación eficiente del personal en  supermercados:

1. Planifica a tu personal de manera flexible con una combinación de personal a tiempo completo, parcial y temporal que pueda adaptarse a los horarios y necesidades diarias así como semanales de cada tienda.

2. Predice cada hora el flujo de clientes y los ingresos por zona, categoría de producto y tienda, en base a modelos avanzados de inteligencia artificial. Sólo a partir de estas predicciones fiables podemos configurar el supermercado según las necesidades de los clientes en cada momento.

3. Calcula la cobertura óptima necesaria para cada tarea/posición, de manera independiente en cada tienda, en base a la predicción de la demanda realizada y considerando lo que se tarda en hacerla, gracias a modelos analíticos avanzados.

4. Calcula el horario de cada empleado teniendo en cuenta sus singularidades, ajustando su plan de trabajo a las necesidades del supermercado, sin olvidar cumplir con las regulaciones laborales y dando importancia al equilibrio de la carga de trabajo, la equidad en los descansos y las preferencias individuales de cada trabajador/a. Garantiza un buen servicio al cliente, sin olvidar la satisfacción de tus empleados: solo así, conseguirás empleados contentos que harán felices a tus clientes.

5.  Sigue la ejecución y el rendimiento de la planificación, pudiendo actuar con rapidez y ajustarla cuando sea necesario, para garantizar los niveles de productividad y de calidad del servicio previstos.

6. Analiza tus decisiones, cómo has planificado y ejecutado, y su impacto en el rendimiento para identificar puntos de aprendizaje que te permitan mejorar los procesos de planificación y su impacto en el rendimiento de tu empresa.

Conoce cómo resuelve Orquest los problemas de planificación de los supermercados a través de la inteligencia artificial.