Conformidade na escala de horários no varejo: por que o maior custo não está onde você pensa

Todo mundo no varejo fala sobre custos de mão de obra. Todo mundo fala sobre produtividade, experiência do colaborador, cobertura nos picos. A conformidade na escala de horários no varejo raramente recebe toda a atenção que merece. Normalmente até que algo já deu errado.

Esse é o problema. Porque na maioria dos mercados, uma única fiscalização trabalhista pode custar mais do que meses de gestão cuidadosa de custos. E os erros que levam até lá não são intencionais. São estruturais. A escala manual pede demais das pessoas que a fazem.

Estes são três exemplos. Mercados diferentes, regras diferentes, pressões diferentes. Mas se você escala pessoas em lojas, pelo menos um deles vai parecer familiar. A Orquest opera em todos eles, garantindo a conformidade e a eficiência de custos desde o primeiro dia.

Conformidade na escala de horários no varejo em movimento

A América Latina está no meio da maior onda de reforma trabalhista das últimas décadas. A Colômbia está reduzindo a semana de trabalho de 48 para 42 horas. O México de 48 para 40. No Brasil, a consolidação do modelo 5×2 e as discussões em torno da regulamentação do trabalho remoto e das jornadas escaladas adicionam uma nova camada de complexidade para as redes de varejo que operam no país. Essas não são mudanças futuras. Estão acontecendo agora, progressivamente, a cada ano que passa.

Para uma rede de varejo ou restauração, isso significa dezenas de milhares de horas por semana a menos disponíveis, e um conjunto completamente novo de requisitos de conformidade na escala de horários no varejo para incorporar em cada escala, em cada localidade, para cada tipo de contrato. Feito manualmente, é uma crise de conformidade esperando para acontecer.

Os varejistas que estão gerenciando melhor não estão fazendo isso treinando mais os responsáveis pela escala. Estão fazendo isso tornando impossível violar as novas regras desde o início.

“O que a Orquest trouxe foi uma solução que leva em conta as diferentes legislações trabalhistas dos mais de 20 países onde operamos.” Darío Luksemberg, HR Corporate Director, Arcos Dorados.

Quando a conformidade na escala de horários no varejo nunca para de crescer

A França é um dos ambientes normativos mais complexos do mundo. As 35 horas semanais não são um limite. São um gatilho para horas extras. Some os dias de RTT, um aviso prévio mínimo de 7 dias para mudanças de turno, o mínimo de 24 horas semanais para contratos de meio período, adicionais noturnos a partir das 21h e adicionais de domingo. Todas essas regras se aplicam simultaneamente, a cada colaborador, toda semana.

Gerenciar a conformidade na escala de horários no varejo nesse nível de forma manual é onde os erros se acumulam. Como disse Darío Acuña, CRO da Kiabi: “Combinar convenções coletivas, regulamentações, equilíbrio entre vida profissional e pessoal, necessidades da loja e disponibilidade nos horários de pico não é fácil.“

Não é. Para um varejista que gerencia milhares de colaboradores em dezenas de lojas, uma taxa conservadora de 1% de erro nos turnos gera centenas de turnos potencialmente não conformes por mês. Em uma fiscalização que identifique 100 infrações, as sanções francesas têm média de €5.750 por caso. Isso é até €575.000 em um único processo, por erros que nunca foram intencionais. Apenas inevitáveis sob gestão manual.

A França é o exemplo mais severo na Europa, mas não é o único. Convenções coletivas, regras de aviso prévio e gatilhos de horas extras existem em todos os grandes mercados de varejo. O desafio da conformidade na escala de horários no varejo escala com a rede.

Múltiplos conjuntos de regras, mesma loja

No Oriente Médio, a conformidade na escala de horários no varejo não se trata apenas de horas e contratos. Trata-se de gerenciar estruturas legais completamente diferentes para perfis de colaboradores distintos, simultaneamente, na mesma loja.

As cotas de nacionalização estão se tornando mais rígidas em toda a região. Saudização, Emiratização, Omanização, Qatarização. Cada uma com seus próprios objetivos, mecanismos de fiscalização e consequências por não conformidade. Trabalhadores expatriados e nacionais operam sob proteções legais diferentes, regras de jornada diferentes e estruturas de custo diferentes. E então chega o Ramadã (com limites legais de horas que mudam com o calendário lunar a cada ano) e a complexidade se multiplica.

“Aqui, temos entre 50 e 60% de trabalhadores de meio período. A Orquest se adapta a esse requisito único. Não é fácil fazer isso.” Loai Jarosheh, Training Manager, McDonald’s Jordan

Um responsável pela escala em vários restaurantes não consegue ter em mente todas essas estruturas normativas enquanto também otimiza a cobertura para uma sexta-feira à noite. Os erros não são uma falha de esforço. São uma falha de infraestrutura. E sem as ferramentas certas, a conformidade na escala de horários no varejo é genuinamente ingerenciável em escala.

A adaptabilidade e a conformidade que o varejo precisa

Nos três mercados, o padrão é o mesmo. A complexidade cresce. As regras se multiplicam. E os responsáveis pela escala (por mais experientes que sejam) chegam ao limite do que os processos manuais conseguem absorver.

As marcas que resolveram a conformidade na escala de horários no varejo fizeram isso incorporando-a à lógica de escala em si. Para que a não conformidade se torne impossível de publicar, não apenas improvável. A escala ou está em conformidade ou não é gerada.

“Com a Orquest, reduzimos os custos de mão de obra em 0,9% em todo o país, enquanto aumentamos a produtividade.“ Antonis Hadjiyiannis, Learning & Development Manager, McDonald’s Chipre

Isso não é coincidência. Quando a conformidade na escala de horários no varejo é a base (e não uma verificação final) a escala se torna mais rápida, mais confiável e mais eficiente para o negócio.

Na Orquest, a legislação trabalhista, os acordos coletivos e as condições contratuais são incorporados automaticamente desde o primeiro dia. ão adicionados quando já é tarde. Saiba mais.