Conformité dans la planification des horaires retail: pourquoi le coût le plus élevé n’est pas là où vous le pensez

Tout le monde dans le retail parle de coûts de main-d’œuvre. Tout le monde parle de productivité, d’expérience collaborateur, de couverture des pics. La conformité dans la planification des horaires retail reçoit rarement toute l’attention qu’elle mérite. Généralement jusqu’à ce que quelque chose tourne mal.

C’est un problème. Parce que dans la plupart des marchés, une seule inspection du travail peut coûter plus que des mois de gestion minutieuse des coûts. Et les erreurs qui y mènent ne sont pas malveillantes. Elles sont structurelles. La planification manuelle demande trop aux personnes qui la font.

Voici trois exemples. Des marchés différents, des règles différentes, des pressions différentes. Mais si vous planifiez des personnes en magasin, au moins l’un d’eux vous semblera familier. Orquest opère dans tous ces marchés, en garantissant la conformité et l’efficacité des coûts dès le premier jour.

Quand la conformité dans la planification des horaires retail ne cesse de croître

La France est l’un des environnements réglementaires les plus complexes au monde. Les 35 heures ne sont pas un plafond. C’est un déclencheur d’heures supplémentaires. Ajoutez les jours de RTT, un délai de prévenance minimum de 7 jours pour les modifications d’horaires, un minimum de 24 heures hebdomadaires pour les contrats à temps partiel, les majorations de nuit à partir de 21h et les majorations du dimanche. Toutes ces règles s’appliquent simultanément, à chaque collaborateur, chaque semaine.

Gérer la conformité dans la planification des horaires retail à ce niveau manuellement, c’est là où les erreurs s’accumulent. Comme l’a exprimé Darío Acuña, CSO de Kiabi: « Combiner conventions collectives, réglementations, équilibre vie professionnelle-personnelle, besoins du magasin et disponibilités en heure de pointe, ce n’est pas simple. »

Ce ne l’est pas. Pour un retailer gérant des milliers de collaborateurs dans des dizaines de magasins, un taux d’erreur conservateur de 1% sur les plannings génère des centaines de créneaux potentiellement non conformes chaque mois. Dans une inspection identifiant 100 infractions, les sanctions françaises s’élèvent en moyenne à 5 750 EUR par cas. Soit jusqu’à 575 000 EUR dans un seul processus, pour des erreurs qui n’étaient jamais intentionnelles. Juste inévitables sous une gestion manuelle.

La France est l’exemple le plus aigu en Europe, mais elle n’est pas seule. Les conventions collectives, les règles de délai de prévenance et les déclencheurs d’heures supplémentaires existent dans tous les grands marchés retail. Le défi de la conformité dans la planification des horaires retail s’amplifie avec le réseau.

Plusieurs cadres réglementaires, un seul magasin

Au Moyen-Orient, la conformité dans la planification des horaires retail ne se limite pas aux heures et aux contrats. Il s’agit de gérer des cadres juridiques entièrement différents pour des profils de collaborateurs différents, simultanément, dans le même établissement.

Les quotas de nationalisation se resserrent dans toute la région. Saoudisation, Émirisation, Qatarisation. Chacun avec ses propres objectifs, mécanismes de contrôle et conséquences en cas de non-conformité. Les expatriés et les nationaux opèrent sous des protections juridiques différentes, des règles de temps de travail différentes et des structures de coûts différentes. Et puis le Ramadan arrive (avec des limites légales d’heures qui changent avec le calendrier lunaire chaque année) et la complexité se multiplie.

« Ici, nous avons entre 50 et 60% de travailleurs à temps partiel. Orquest s’adapte à cette exigence unique. Ce n’est pas une chose facile à faire. » Loai Jarosheh, Training Manager, McDonald’s Jordan

Un responsable planning qui construit des roulements pour plusieurs restaurants du Golfe ne peut pas avoir en tête tous ces cadres réglementaires tout en optimisant la couverture pour un vendredi soir. Les erreurs ne sont pas un échec d’effort. Ce sont un échec d’infrastructure. Et sans les bons outils, la conformité dans la planification des horaires retail est véritablement ingérable à grande échelle.

La conformité dans la planification des horaires retail en mouvement

L’Amérique latine est au milieu de sa plus grande vague de réformes du travail depuis des décennies. La Colombie réduit la semaine de travail de 48 à 42 heures. Le Mexique de 48 à 40. Ce ne sont pas des changements futurs. Ils se produisent maintenant, progressivement, d’année en année.

Pour un réseau retail ou restauration, cela signifie des dizaines de milliers d’heures par semaine en moins disponibles, et un ensemble entièrement nouveau d’exigences de conformité dans la planification des horaires retail à intégrer dans chaque planning, dans chaque lieu, pour chaque type de contrat. Fait manuellement, c’est une crise de conformité en attente de se produire.

Les retailers qui s’en sortent le mieux ne le font pas en formant davantage leurs planificateurs. Ils le font en rendant impossible le non-respect des nouvelles règles dès le départ.

« Ce qu’Orquest a apporté, c’est une solution qui tient compte des différentes législations du travail dans les plus de 20 pays où nous opérons. » Darío Luksemberg, HR Corporate Director, Arcos Dorados.

L’adaptabilité et la conformité dont le retail a besoin

Dans les trois marchés, le schéma est le même. La complexité croît. Les règles se multiplient. Et les responsables planning (aussi expérimentés soient-ils) atteignent la limite de ce que les processus manuels peuvent absorber.

Les marques qui ont résolu la conformité dans la planification des horaires retail l’ont fait en l’intégrant dans la logique de planification elle-même. De sorte que la non-conformité devient impossible à publier, pas seulement improbable. Le planning est conforme, ou il n’est pas généré.

« Avec Orquest, nous avons réduit les coûts de main-d’œuvre à l’échelle du marché de 0,9%, tout en augmentant la productivité. » Antonis Hadjiyiannis, Learning & Development Manager, McDonald’s Chypre

Ce n’est pas une coïncidence. Quand la conformité dans la planification des horaires retail est la base (et non une vérification finale) la planification devient plus rapide, plus fiable et genuinement plus sûre pour l’entreprise.

Chez Orquest, la législation du travail, les conventions collectives et les conditions contractuelles sont intégrées automatiquement dès le premier jour. Pas ajoutées après. En savoir plus.