A nova realidade do planejamento de escalas no varejo brasileiro

Demanda variável, CLT rígida e alta rotatividade colidem na mesma escala. Veja como o planejamento de escalas resolve as três pressões ao mesmo tempo, com o caso da Arcos Dorados (McDonald’s).

A demanda de uma loja muda a cada hora, a cada dia da semana, a cada estação. A legislação trabalhista, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), é uma das mais rígidas do mundo e não perdoa erros de cálculo. E a rotatividade de pessoal no setor, entre as mais altas do Brasil, obriga a repetir o mesmo exercício de planejamento de escalas a cada poucas semanas, com equipes diferentes.

Nenhuma das três pressões é nova. O que mudou é que agora acontecem ao mesmo tempo, sobre a mesma escala, sem margem para resolvê-las em uma planilha.

Quando a lei não perdoa erros no planejamento de escalas

A CLT estabelece regras que não deixam espaço para interpretação. Entre o fim de uma jornada e o início da seguinte deve haver um descanso mínimo de 11 horas, o chamado intervalo interjornada. Dentro da própria jornada, o colaborador tem direito a um intervalo de uma a duas horas para comer e descansar. A jornada semanal máxima é de 44 horas, e o descanso semanal remunerado, o DSR, deve coincidir com o domingo com uma frequência mínima definida por acordo coletivo. A isso se soma o banco de horas, que permite compensar horas extras com folgas, mas que exige um controle exato de cada minuto trabalhado.

Para um gerente de loja montando o planejamento de escalas manualmente, cada uma dessas regras é mais uma variável. Cruzar todas elas, turno por turno, colaborador por colaborador, é onde o erro se esconde: um colaborador que cobre outro quebra sem querer seu descanso mínimo de 11 horas, e o que parecia uma solução rápida se transforma em um passivo trabalhista.

O planejamento de escalas sob pressão: o custo humano da 6×1

Grande parte do varejo brasileiro ainda opera com o modelo 6×1: seis dias de trabalho por um de descanso. É o modelo que hoje enfrenta mais pressão, tanto social quanto política, já que a Proposta de Emenda à Constituição (PEC) que busca acabar com ele segue em tramitação no Congresso. O modelo alternativo mais discutido, o 5×2, melhora o descanso do colaborador, mas exige contratar mais pessoal para cobrir os mesmos dias. E o 12×36, comum em segurança e logística, se encaixa mal com os picos de venda de uma loja.

Seja qual for o modelo, o desafio de fundo é o mesmo no planejamento de escalas: o setor já convive com uma rotatividade de pessoal elevada, e cada desligamento ou pedido de demissão obriga a refazer o planejamento do zero, com as mesmas restrições legais de sempre.

O planejamento de escalas não pode esperar o absenteísmo

O fim de semana e as tardes são, de longe, os momentos de maior fluxo em uma loja. Calcular a cobertura necessária para esses picos já é um exercício matemático exigente para o planejamento de escalas. O problema real chega quando alguém falta sem avisar. O gerente não pode simplesmente pedir a outro colaborador que cubra o turno sem correr o risco de ultrapassar as 44 horas semanais ou de quebrar o descanso obrigatório. O que no papel é uma solução de emergência, na prática é mais um risco legal.

Onde entra a Orquest no planejamento de escalas

A Arcos Dorados, a maior franqueada do McDonald’s no mundo, opera em mais de 20 países da região, incluindo o Brasil, e enfrenta exatamente essas três pressões no planejamento de escalas ao mesmo tempo. Segundo Darío Luksemberg, Diretor Corporativo de RH da empresa: “A Orquest leva em conta as diferentes legislações trabalhistas em mais de 20 países.”

A Orquest prevê a demanda de cada loja, cada 15 minutos, calcula a carga de trabalho real, e gera o planejamento de escalas ideal considerando a CLT desde o primeiro clique: intervalo interjornada, intrajornada, DSR e banco de horas incluídos no cálculo, não adicionados depois. E porque compara o planejado com o que foi efetivamente registrado no ponto, o risco que antes ficava invisível em uma planilha pode ser visto e corrigido antes de se acumular.

O resultado, na operação da Arcos Dorados, é uma redução de 90% no tempo que os gerentes dedicam ao planejamento de escalas. No McDonald’s do Cata, a mesma tecnologia reduziu as horas extras em 94% e melhorou a precisão de cobertura em 42%.

Todos esses números dependem de alinhar a demanda com as equipes no planejamento de escalas, ao mesmo tempo em que as leis já estejam resolvidas antes de publicar a escala, não depois de descobrir o erro.

A Orquest opera hoje em mais de 90 países, com as marcas de varejo e alimentação mais importantes do mundo, incluindo sua presença no Brasil. Para um setor onde a lei não muda, mas a operação sim, o planejamento de escalas é a diferença entre carregar o risco escala após escala, ou resolvê-lo de uma vez.