Por qué usar Excel en la planificación de tu restaurante te está haciendo perder rentabilidad

Crear y gestionar de manera óptima la planificación de horarios de un restaurante es una labor compleja que requiere una inversión de tiempo significativa. Además hoy en día no se da la importancia que realmente tiene, pues de ella depende directamente la satisfacción de los clientes y la motivación y productividad de los empleados.

En muchos restaurantes y cafeterías siguen utilizando Excel como herramienta de planificación de horarios, y esto resulta en la mayoría de los casos nada eficiente e incluso inviable.

Los roles de trabajo en restauración son muy diferentes, las tareas a desempeñar también y no siempre nos encontramos con el mismo número o tipo de cliente dependiendo de las horas. Así que es indispensable no sólo tener al número indicado de empleados en cocina y sala dependiendo de las horas de trabajo, sino contar con los trabajadores adecuados en cada momento. Esto evitará lo que con frecuencia ocurre en algunos establecimientos: escasez de personal para sacar adelante el servicio en ciertas horas, demasiados trabajadores en otras y superposición de tareas.

¿Puede Excel hacer frente a todas las variables que influyen en el proceso?

El uso del Excel puede tener cierto sentido si cuentas con una plantilla reducida, pero aun así el margen de error será mucho mayor al no tratarse de una planificación estática.

Hacer un cuadrante de horarios no sólo es asignar a un empleado un número de horas de trabajo determinado. Hay que tener en cuenta el número de trabajadores necesarios en las horas pico y en las de menor afluencia de clientes, qué perfil de empleado necesitas en cada momento y las tareas a desempeñar de cada uno. Sin contar con que los empleados pueden solicitar días libres, vacaciones o pedir bajas por enfermedad, lo que conlleva buscar cómo cubrir esa vacante.

Si utilizas Excel y tienes que gestionar la sustitución de un turno de manera manual, lo primero sería averiguar la disponibilidad de los empleados contactando con ellos individualmente, lo que resulta complicado si cuentas con muchos trabajadores.

“…los empleados más resolutivos los tendremos que ubicar en los horarios de mayor movimiento y los más organizativos en los horarios de preparación del servicio y montaje del siguiente.”

Marianela Olivares (directora de RRHH de Linkers, consultora de Hostelería)

¿Qué puede ofrecerte una solución de gestión de personal?

Generar la planificación de personal con Excel es quizás la primera opción elegida, pero otra opción podría ser una solución de gestión de personal. Esta herramienta puede generar automáticamente los turnos de los empleados, eliminando el proceso manual de introducción de datos en Excel. Sin embargo, todavía no adaptará los horarios de los trabajadores a las necesidades del restaurante.

Las soluciones estándar de gestión de personal no pueden predecir la demanda de los clientes en cada momento del día en diferentes días de la semana y tener en cuenta la estacionalidad, con el fin de dimensionar adecuadamente la plantilla. Por ejemplo no tendrás el mismo número de clientes a la hora de comer que a media mañana, o no cuentas con el mismo número de mesas en invierno que en verano si dispones de terraza. Tendrás que contar con más trabajadores de sala cuando estén las mesas de la terraza y tener en cuenta que aumenta el número de tareas, como la preparación y el montaje de la misma.

Las soluciones estándar de gestión de personal le permiten automatizar la generación de horarios de personal, garantizando el cumplimiento de las regulaciones, pero sin preocuparse por la satisfacción del cliente, la satisfacción de los empleados y la rentabilidad del restaurante.

¿Entonces qué necesita una solución de gestión del personal para crear un cuadrante de horarios óptimo que tenga en cuenta todas las variables y busque la mayor rentabilidad del restaurante?

La analítica avanzada al servicio de la gestión del personal

Recientemente, han aparecido en el mercado nuevas soluciones de planificación de personal basadas en Analítica Avanzada, capaces de generar horarios inteligentes orientados buscar la mayor rentabilidad del establecimiento, siempre teniendo en cuenta la satisfacción de los empleados y de los clientes.

Estas herramientas predicen con precisión la cantidad de clientela que tendrá tu restaurante en cada momento y tratan todas las variables nombradas anteriormente. Además permiten a los empleados acceder a sus horarios a través de sus dispositivos móviles, solicitar tiempo libre, cambiar su disponibilidad y mucho más.

De este modo puedes tener el restaurante perfectamente dimensionado en cada momento, y contar con los empleados idóneos en el momento y lugar perfectos para desempeñar sus tareas asignadas. Así se cubren las carencias del Excel y de las soluciones de planificación de personal que simplemente automatizan el proceso.

Como conclusión: sólo las soluciones más inteligentes de planificación del personal que cuentan con las últimas técnicas de analítica predictiva y prescriptiva, generan planificaciones automáticas buscando aunar las preferencias de los empleados dentro de lo posible con el mejor rendimiento empresarial. Maximizando la satisfacción de los empleados, la satisfacción de los clientes, la rentabilidad del establecimiento y reduciendo los costes laborales.