El 69% de los restaurantes todavía gestionan los turnos de trabajo manualmente

Según el último informe sobre el estado de la digitalización y la transformación digital en el sector restauración, realizado por TechFood Consult y Basque Culinary Center; de todas las operaciones de gestión, la gestión de turnos de trabajo es la segunda tarea operativa más controlada por los restaurantes. Un 81% de los encuestados dice tener controlada la gestión de turnos del personal, y de ellos, un 31% afirma utilizar herramientas digitales para esta tarea.

Eso significa que un 69% realizan esta tarea operativa todavía de forma manual o sin el apoyo de herramientas digitales. Lo que resulta del todo ineficiente y en algunos casos, totalmente inviable. En este artículo te contamos por qué.

La importancia de una buena planificación de los turnos de trabajo

Tener una buena planificación de los turnos de trabajo de los empleados es esencial para poder ofrecer a los clientes un servicio de atención al cliente excepcional. Si en un momento de mucha afluencia de clientes no tienes el número necesario de empleados para servirles, los tiempos de espera serán largos, y en consecuencia la experiencia del cliente será mala. Por lo que una mala planificación influye directamente en la opinión de tus clientes y en la rentabilidad del restaurante.

Pero no funciona sólo tener el número de empleados alineado con el número de mesas y comensales que haya en cada momento, sino que debes conseguir tener al empleado perfecto en el lugar y momento indicado. Sólo de esta manera podrás optimizar el capital humano de tu negocio. Lo que cobra importancia sabiendo que al final de cada mes, el coste laboral puede suponer hasta el 40% de los costes totales del establecimiento.

Ese porcentaje se puede reducir minimizando la rotación del personal (cuyas cifras en restauración son altísimas), aumentando la productividad de los empleados en el restaurante y rentabilizando al máximo las horas de trabajo de cada uno. En todas y cada una de estas metas, una buena planificación de turnos de trabajo puede ayudar enormemente.

Una planificación generada de manera inteligente permite a los empleados conciliar su vida laboral con la personal de una forma fácil gracias a que se comunican los turnos de trabajo con antelación suficiente y se tienen en cuenta sus preferencias. Esto hace que aumente el compromiso de los empleados con el restaurante, se reduzca notablemente la rotación laboral y se incremente la productividad de los trabajadores.

Además, una planificación de turnos de trabajo inteligente tiene en cuenta todas las variables que influyen en el proceso, como normativas locales y nacionales, convenios laborales, información específica de cada empleado, etc.

¿Cómo afecta a tu restaurante gestionar los turnos de trabajo manualmente?

Planificar los turnos de trabajo de manera manual puede valer si tienes un número reducido de empleados, pero las dificultades del sector como la estacionalidad, los diferentes perfiles de empleado o las distintas normativas aplicables hacen que guiarse de la experiencia o la intuición no sea suficiente para que un restaurante resulte rentable. De hecho un desajuste de horas o de empleados en un momento determinado puede repercutir muy negativamente a final del mes.

Muchos restaurantes y cafeterías siguen utilizando Excel para generar los turnos de trabajo, y esto se refleja en las cifras, el 90% de los restaurantes que cierran, es debido a una mala planificación de los activos del restaurante.

Y es que generar planificaciones óptimas es una tarea muy compleja. Son muchas las variables que influyen, y si además quieres que los empleados puedan aportar preferencias de turnos, la cosa se complica.

Las consecuencias de no utilizar herramientas inteligentes de planificación de turnos de trabajo para los empleados, son múltiples:

• Disminución del compromiso de los empleados con el restaurante
• Disminución de la productividad de los empleados
• Aumento de la rotación del personal
• Desaprovechamiento de horas de trabajo
• Aumento de los costes laborales
• Aumento de los tiempos de espera para los clientes
• Deterioro de la atención al cliente
• Aumento de clientes insatisfechos y pérdida de fidelización
• Aumento de las malas críticas del restaurante
• Pérdida de ventas y rentabilidad cada mes

Dejar que esta gran responsabilidad recaiga sobre los hombros del Restaurant Manager, sin capacitarle con las herramientas y la tecnología adecuadas, no parece una estrategia muy inteligente en el sector restauración actual.

Es cierto que actualmente en el mercado existen multitud de herramientas de gestión de personal que automatizan esta tarea y tienen en cuenta la normativa vigente. Estas soluciones ahorran bastante tiempo a los Restaurant Managers en lo que a creación de planificaciones se refiere. Pero ninguna de ellas está enfocada a aumentar la productividad de cada empleado en el restaurante y a incrementar significativamente las ventas y la rentabilidad.

¿Qué opciones tengo para mejorar en la gestión de los turnos de trabajo?

Como comentaba en el punto anterior, las herramientas de gestión del personal pueden ayudar, pero no sacan el máximo provecho de los datos del restaurante. Sólo una solución inteligente basada en tecnologías como la analítica avanzada de datos y la inteligencia artificial, permiten conocer de antemano la demanda futura que tendrá el restaurante, identificar el dimensionamiento óptimo en cada momento y  planificar el horario de los empleados con un solo clic, cumpliendo las necesidades del negocio y velando por la satisfacción de los empleados.

Estas soluciones permiten:

• Predecir la demanda que tendrá un restaurante en cada momento del día, hora a hora.
• Dimensionar de manera óptima la plantilla de trabajo adaptándose a la demanda del restaurante predicha.
• Planificar con suficiente antelación los horarios y tareas de los trabajadores teniendo en cuenta sus capacidades y las necesidades del propio restaurante, sin olvidar sus preferencias.
• Dar la opción a los empleados de ser una parte activa en la gestión de su horario, expresando sus preferencias y/o pidiendo cambios de turnos con otros compañeros de manera sencilla a través de una ágil aplicación móvil.

Gracias a estas soluciones, planificar el personal y las tareas del restaurante es mucho más sencillo y ágil, consiguiendo con facilidad contener los costes laborales, mejorar notablemente la satisfacción de los clientes y empleados e incrementar la productividad final del negocio.

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