Anticípate al Black Friday planificando correctamente tus tiendas

Para la mayoría de los retailers, los últimos meses del año siempre han sido fechas señaladas en sus calendarios.

El Black Friday o la Navidad son campañas clave para los resultados anuales de cualquier negocio del retail. Solo en el Black Friday se mueven miles de millones de euros en ventas, tanto en establecimientos físicos como en e-commerce o m-commerce online.

Según datos recientes, desde finales de noviembre hasta principios de año las ventas minoristas del sector retail a nivel mundial fueron de más de un billón de dólares, lo que supone el 30% de la facturación anual.

Los retos de las ofertas Black Friday para retail

La bajada de los precios, el aumento del tráfico de clientes y el crecimiento de las ventas en tan solo 24 horas (o unos pocos días) conllevan una gran cantidad de retos para los retailers. No solo porque se ven con la necesidad de tener los niveles adecuados de cobertura de personal sino que también deben intentar destacar entre todas las ofertas de la competencia. 

Por ello, es imprescindible anticiparse. 

Los gestores y empleados de establecimientos físicos deben estar preparados si quieren ofrecer el mejor servicio de atención al cliente en los momentos de mayor demanda. Deben adaptarse a los nuevos hábitos de consumo de los clientes, cada vez más cómodos con la compra online y cada vez más exigentes con las experiencias de compra.

A la hora de afrontar el reto del Black Friday, a los retailers les surgen las siguientes dudas:

• ¿Debo contratar a más personal para estas fechas y de cara a Navidad?

• ¿Qué cantidad de personas necesito incorporar para repartir eficazmente las cargas de trabajo?

• ¿Qué tipos de contrato debo hacer para estas nuevas incorporaciones?

• ¿Cuántos empleados necesito que trabajen en las jornadas del Black Friday?

• ¿Qué horarios y tareas doy a cada empleado durante el Black Friday?

El aumento de la rentabilidad durante estas fechas dependerá en gran medida de la capacidad de acertar correctamente con las respuestas a estas preguntas. Vamos a ver, a continuación, algunas buenas prácticas que pueden ayudar para alcanzar los objetivos marcados.

Contratación de personal para el Black Friday y para Navidad

Son muchas las empresas que contratan personal extra para cubrir el aumento de carga de trabajo durante el Black Friday y el periodo de ventas navideñas. Algunas compañías llegan a aumentar su plantilla hasta un 30% para poder alcanzar facturaciones de aproximadamente el 80% de sus ingresos anuales en los tres meses previos a Navidad.

Ante semejante porcentaje de facturación, un error de cálculo en las necesidades de contratación pueden recortar considerablemente el beneficio esperado.

Para evitar momentos de cobertura ineficiente en estas fechas (y también durante el resto del año) se deben cumplir tres factores esenciales:

1. Identificar el volumen de horas necesario en cada momento ajustándose a la estacionalidad y la previsión de clientes del negocio

2. Planificar la contratación con la antelación necesaria para facilitar los procesos de reclutamiento e incorporación del personal

3. Disponer de la estructura óptima de personal para poder colocar al empleado adecuado en el momento exacto en el que el cliente lo necesite

Para ello, es recomendable trabajar con softwares de planificación automática de personal capaces de generar un forecast preciso de la demanda que tendrá la tienda a lo largo del año para así distribuir los objetivos de ventas de acuerdo con la previsión realizada y, en última instancia, servirse de la analítica avanzada de datos para conocer el número idóneo de empleados a contratar.

Si quieres ver un ejemplo reciente del impacto de implementar un software de workforce management para optimizar la política de contratación de personal, aquí tienes el caso de éxito de Farmacias MIA y ORQUEST con el que el grupo farmacéutico latinoamericano consiguió un ahorro del 50% de horas extras

Planificación de horarios y tareas de empleados en Black Friday

Una vez que la estructura del personal sea la adecuada para cada momento del año, sólo quedaría planificar con antelación los horarios y tareas de los empleados necesarios para trabajar durante el Black Friday.

¿Cómo planificar los empleados de manera óptima para lograr el objetivo de ventas y garantizar la calidad del servicio?

En este paso se puede optar por lentas planificaciones manuales basadas en la intuición o se puede elegir por planificaciones automáticas generadas de forma objetiva, en mucho menos tiempo y cumpliendo al 100% con los requisitos normativos laborales.

La diferencia entre una planificación manual y un software de planificación automática puede suponer un ahorro de tiempo empleado de más del 90%.

Planificación manual vs planificación automática

Realizar la planificación de horarios y tareas de los empleados en fechas tan complicadas como el Black Friday, las Navidades o el Cybermonday puede llegar a ser un verdadero quebradero de cabeza para los Store Managers. Si se realiza de manera manual, es muy probable que se incurra en errores e ineficiencias que acaban derivando en una caída de la rentabilidad del negocio.

En cambio, la planificación automática generada por soluciones tecnológicas avanzadas como ORQUEST se convierte en el mejor aliado de tu negocio. Optar por un software de workforce management especializado en el sector retail permite generar eficaces planificaciones de personal capaces de ahorrar más de un 90% del tiempo de planificación empleado por procesos manuales. Gracias a la inteligencia artificial y al machine learning, ORQUEST optimiza la planificación y gestión del personal en tu establecimiento impactando de forma inmediata en los beneficios de tu negocio consiguiendo un aumento de ventas de un 8% y reduciendo un 5% los costes laborales mientras cumples al 100% con las legislaciones laborales pertinentes de cada región.

Si quieres saber cómo ORQUEST puede ayudarte a planificar con éxito el Black Friday, la Navidad y el resto de días del año de tu negocio, rellena el siguiente formulario para solicitar una demo gratuita sin compromiso