Comment créer des horaires de travail et optimiser les ressources personnelles 

Le temps c’est de l’argent. Et, pour citer les poètes, il passe inexorablement. Dans toutes les entreprises, le temps de gestion influe directement sur la réussite des objectifs, c’est le pourquoi de son importance dans le domaine économique et commercial.  

Optimiser les ressources personnelles afin de tirer le meilleur parti du temps constitue une priorité pour ce qui est de la productivité de l’entreprise. Ainsi il s’avère vital de savoir comment créer des horaires de travail avec l’efficacité maximale.  

Le puzzle des horaires

La gestion du temps dans le monde du travail n’est pas simple. Autrefois la culture du travail était uniquement présentielle et s’appuyait sur des horaires définis et inamovibles. Ce type d’“attitude” des entreprises n’apportait pas les résultats escomptés. 

L’épuisement professionnel, l’excès d’heures improductives ou la mauvaise organisation du personnel sont des aspects, sans aucun doute, qui produisent uniquement des résultats chaotiques.

Le contrôle des horaires des employés peut s’avérer être une tâche complexe et ennuyeuse qui, bien gérée et en utilisant les mécanismes appropriés, produit une augmentation de la qualité du service et de l’efficacité des ressources humaines. 

S’accrocher à des modèles obsolètes de gestion des horaires traditionnelle est, visiblement, une erreur. Il est important de disposer d’une méthode d’organisation pour gérer de manière flexible et optimisée les horaires et les postes de travail des employés.  

Pourquoi est-il important de fixer un système d’horaires approprié ?

Prenons un exemple simple:

L’entreprise de livraison Delivery dispose d’une équipe de 12 travailleurs pour les services d’emballage et de distribution.

6 membres de cette équipe travaillent le matin et 6 autres travaillent l’après-midi, répartis à parts égales sur les deux postes.  

Le volume d’emballage requiert 4 opérateurs au poste de matin et 2 pour le poste de l’après-midi, alors que la distribution réclame 2 employés au poste de matin et 5 au poste correspondant à l’après-midi. 

Il est évident que l’entreprise ne dispose pas du personnel nécessaire pour pouvoir couvrir les besoins de gestion de livraison des colis qui, de plus, sont distribués de manière irrégulière.

Lorsqu’il s’agit du service de delivery, ne pas disposer du personnel nécessaire aux heures appropriées, peut retarder les temps de livraison et dégrader le service aux clients et le niveau de production. 

En toute logique, la solution est de réaliser des horaires adaptés au volume de travail de chaque poste et d’incorporer un travailleur au poste de l’après-midi.

Cet exemple est simple, mais la gestion du personnel ne répond pas toujours à des critères aussi simples. Il existe d’autres paramètres: réduction du temps de travail, contrats à durée déterminée et de nombreux autres facteurs qui éloignent la rotation des grilles horaires d’une figure stricte et linéaire. 

L’importance de la flexibilité horaire dans la création des horaires de travail 

Les horaires prédéterminés sont loin d’être la seule option disponible au moment d’établir des postes de travail pour vos employés de la manière la plus efficace.

Les nouveaux critères d’organisation et de fonctionnement des entreprises, en sus des manières distinctes de concevoir la journée de travail, des postes courts, des journées continues, ainsi que le télétravail, rendent nécessaire la flexibilité des horaires.

Créer des horaires de travail adaptés aux besoins de l’entreprise afin de pouvoir garantir la productivité et le rendement corporatif, conjugué à la concrétisation de grilles horaires en fonction des besoins du personnel, a donné naissance à un nouveau concept: le salaire émotionnel.

L’adaptation des mesures pour obtenir le bien-être au travail produit un solde très positif pour l’entreprise : des employés moins stressés, une plus grande satisfaction et un attachement à leurs fonctions, plus productifs.

Le paiement des bénéfices de l’adaptation aux circonstances personnelles produit une plus grande satisfaction que le propre salaire.  

Les différents types de postes de travail, ainsi que l’adaptation des horaires a signifié le  besoin d’exercer un contrôle plus efficace de ces postes de travail, pour cela la méthode d’organisation traditionnelle ne fait plus le poids. 

Comment créer des horaires de travail de manière efficace

Nous parlons de créer des horaires de travail qui débouchent sur des journées de travail plus efficaces et, en définitive, productives, avec des occasions d’augmenter les ventes et d’améliorer le service aux clients. Pour cela, il s’avère fondamental:  

1. Analyse préalable des tâches 

Une bonne méthode d’élaboration des horaires de travail ne répond pas exclusivement à une question de distribution des heures actives, mais aussi à une valorisation stricte du total de temps qu’une tâche exige pour être correctement réalisée.  

Gérer les horaires avec l’efficacité maximale implique une analyse de modèles sur les phases des projets, de manière que l’outil que vous utilisez pour cela soit un recours pratique qui vous apporte toute l’information. 

2. Concrétiser à l’avance les horaires des équipes de travail 

Créer des postes de travail et les assigner hebdomadairement selon un critère de rotations ou de besoins, de manière consensuelle avec les employés évitera les absences ou les besoins de modification dans la mesure où ces postes sont adaptés à une prévision réelle.

3. Appliquer la flexibilité dans la gestion des horaires  

Il est plus simple de régler les éventualités avec des postes de travail plus variés qu’avec deux ou trois postes, de plus cela favorise la conciliation familiale. Enfin, l’addition de ces postes vous permettra une journée plus longue et continue couverte dans la totalité par votre équipe.  

Au moment de changer les postes et de demander des jours de congés, il convient que les employés disposent d’applications de travail afin de modifier leurs journées de manière indépendante, réduisant ainsi les temps de gestion tout en s’assurant que ces changements couvrent les besoins en personnel de l’établissement.

De plus, une entreprise ouverte pendant un horaire plus long permet de mieux capter et retenir la clientèle dans la mesure où elle est adaptée à tous ses horaires.  

4. Organisation des travailleurs en fonction de leurs spécialités 

Disposer d’un spécialiste à tout moment permet de couvrir tous les services sans avoir à négliger la demande d’un client ou à paralyser une activité complète.  

Implanter le “Contrôle de présence”

Pour la vérification en temps réel des postes de travail, Il suffit de disposer d’un contrôle de présence qui reflète les heures réelles de travail de chaque membre du personnel. 

5. Disposer de la bonne technologie

À  ORQUEST nous disposons d’un logiciel de gestion et de planification du personnel qui vous permettra de configurer les postes de travail, assigner les horaires, optimiser l’organisation des tâches et d’améliorer, par définition, le système de travail de votre entreprise. 

Avec notre service intégral vous pourrez créer des horaires de travail avec la maximale efficacité.  

Nous sommes l’unification des réponses à toutes vos questions. Combinez la meilleure technologie avec le personnel le plus qualifié et obtenez la solution aux processus d’administration des horaires de travail.  

Chaque service de votre société en tirera des bénéficies, en incorporant l’automatisation des fonctions et l’agilité de l’amélioration de la productivité, dans la mesure où les erreurs seront minimisées.