Los KPIs para restaurantes, o Key Performance Indicators, son los indicadores clave de rendimiento que se deben tener en cuenta a la hora de analizar la gestión de tu establecimiento. Te muestran si el esfuerzo, tiempo y dinero que inviertes en tu negocio está siendo destinado correctamente de cara a alcanzar los objetivos fijados.

Te permiten conocer la situación del restaurante en todos los ámbitos, desde la productividad del negocio hasta la percepción de marca de tus clientes pasando por la eficiencia operativa de tu planificación de horarios y tareas del personal. Gracias a la recopilación y análisis de estos datos, puedes tomar mejores decisiones que ayuden a aumentar la productividad de tu restaurante.

Teniendo en cuenta que el 90% de los restaurantes que cierran es debido a una mala planificación y gestión, no sorprende que en los últimos años cada vez más quick service restaurants (QSR) estén implementando soluciones tecnológicas de control y seguimiento de KPIs con las que saber si siguen una buena estrategia de negocio o deben cambiarla.

Los KPIs para restaurantes más importantes

Si quieres medir la evolución de tu restaurante en los diferentes ámbitos, primero debes elegir los KPIs para restaurantes que sean más relevantes para tu negocio y te ayuden a garantizar su éxito.

Para poder elegir los KPIs para QSR más efectivos, debes establecer en primer lugar los objetivos de tu negocio. Para ello, se suele usar la metodología SMART de concreción de metas donde cada objetivo debe cumplir con los siguientes requisitos:

Objetivos SMART

• [S]pecific (específico): cada objetivo debe estar delimitado y acorde a tu negocio
• [M]easurable (medible): los objetivos deben estar unidos a un valor numérico, deben ser medibles.
• [A]chievable (alcanzable): deben ser objetivos ambiciosos pero posibles.
• [R]ealistic (realista): objetivos que puedas alcanzar con los recursos, tanto humanos como materiales, con los que cuente tu restaurante.
• [T]ime-related (acotado en el tiempo): deben cumplirse los objetivos en un determinado plazo.

Una vez tengas los objetivos definidos, puedes empezar a plantear los KPIs que más se ajusten a tu estategia empresarial. Así, puedes optar por KPIs para restaurantes fáciles de cuantificar como, por ejemplo, el número de ventas, los costes de materias primas o el flujo de caja; o elegir otros más complicados como la calidad del servicio ofrecido o la percepción de los clientes. Independientemente de esto, los directivos y gerentes de negocios de comida rápida y restauración pueden medir cualquier parámetro que deseen, siempre que les aporte algún valor a la hora de mejorar el negocio.

Los KPIs para restaurantes que nunca deben faltar son:

Flujo de caja

El flujo de caja o Cash Flow es uno de los KPIs para restaurantes más importantes. Se trata de la medición de las entradas y salidas de dinero, por lo que determina la rentabilidad del restaurante. Los ingresos deben superar a los costes a los que debe hacer frente el local:

Ingresos totales – gastos totales = flujo de caja

Número de clientes – ventas

El número de ventas, clientes o mesas pretende saber qué cantidad de personas van a tu restaurante durante un determinado período de tiempo. Para ello, se necesita saber el número de ventas mínimas necesarias para alcanzar el punto de equilibrio y resultar rentables teniendo en cuenta el valor de ticket medio y los costes.

Ticket Medio

Se refiere al ingreso promedio por cliente. Es decir, la media en dinero de lo que gasta un cliente cuando está en tu restaurante.

Ingresos por ventas / número total de clientes = valor del ticket medio.

Incrementar el valor del ticket medio depende directamente de la atención al cliente ofrecida por los empleados de sala ya que son ellos los que tratan directamente con los comensales y pueden, por tanto, recomendar platos o convencer a los clientes de consumir determinados productos.

Costes

Se refiere a todos aquellos pagos (salidas de dinero de caja) a los que tiene que hacer frente el restaurante mes a mes. Hablamos de costes fijos (alquiler, luz, agua, gas, mobiliario, electrodomésticos, etc.), costes de materias primas (teniendo en cuenta desperdicios), costes laborales (sueldos, rotación del personal, formación, absentismo, etc.) o costes de marketing y publicidad.

De entre todos los costes a los que se enfrenta un restaurante, el coste laboral puede llegar a suponer hasta el 40% de los costes totales mensuales. Así, reducir costes laborales evitables como la rotación del personal o el absentismo puede ser la diferencia entre la viabilidad o no del negocio.

Tiempos de espera entre servicios

Los largos tiempos de espera entre los diferentes puntos de contacto con el consumidor dentro del establecimiento son la principal razón de descontento de los clientes en restaurantes. Hay que controlar todos los tiempos desde que el cliente entra en el restaurante hasta que se le da una mesa, desde que se sienta y se le da la carta, desde que sabe lo que va a pedir y un camarero le atiende, desde que se toma la comanda y llega el primer plato, el segundo, el postre hasta que finalmente pide la cuenta.

Para evitar que estos tiempos de espera sean largos y para garantizar una atención excelente al cliente, se necesita una planificación impecable tanto de los empleados de sala como de los de cocina. Disponer del empleado adecuado en el momento exacto en el que el cliente lo necesita marca la diferencia.

RevPASH

Este es uno de los KPIs para restaurantes más desconocidos. Corresponde al término en inglés ‘Revenue Per Available Seat Hour’ y se refiere a las ventas conseguidas durante un determinado período de tiempo entre los asientos disponibles del restaurante. Este indicador nos muestra qué tramos horarios han tenido mayor o menor afluencia de clientes, aunque no nos asegura que se vaya a repetir este comportamiento de cara a un futuro.

Predecir la futura afluencia de clientes que tendrá tu restaurante es posible pero sólo mediante técnicas de analítica avanzada de datos. Poder predecir con precisión la actividad futura del restaurante facilita el dimensionamiento óptimo del personal del restaurante y ayuda a reducir los costes laborales.

Productividad del personal

Saber el desempeño que tiene cada empleado es esencial a la hora de detectar talento y permite apostar por empleados capaces de conseguir los objetivos del restaurante.

Es importante saber en qué horas es más productivo determinado empleado para generar horarios acordes a ello y así alcanzar la máxima productividad posible.

Satisfacción del cliente

Por supuesto este es uno de los KPIs para restaurantes que más quieren conocer los responsables. Saber cuál ha sido la experiencia de los clientes en el restaurante, su opinión sobre la comida, sobre el servicio, si volverían o no, o si recomendarían el local.

Es uno de los KPIs más complicados de conocer. Realmente sólo las reseñas en páginas web como Google o TripAdvisor en las que se pone una nota a los establecimientos y se pueden dejar opiniones pueden ofrecer algo de luz sobre el nivel de satisfacción de los clientes.

Aún así, si dispones de un software de planificación automática de personal como el de Orquest, puedes asegurarte de que tus empleados pueden ofrecer una atención al cliente excepcional con la que incrementar la satisfacción de los clientes del restaurante.

Para poder ajustar correctamente los KPIs de QSR y definir acciones específicas para mejorar la productividad de tu restaurante, Orquest pone a disposición un dashboard gratuito de KPIs para acceder de un simple vistazo a todos los indicadores de éxito para tus establecimientos.

Gracias a esta herramienta gratuita especializada en restauración puedes incrementar tus ventas visualizando tus datos de manera sencilla y compararlos con otros años, otras tiendas y otras zonas para detectar rápidamente las ventanas de mejora y así tomar decisiones mucho más precisas y acertadas.

De esta forma, Orquest ofrece a todas las cadenas de restauración un soporte tecnológico gratis que facilitará controlar y supervisar los KPIs de restaurantes.