Cómo crear horarios de trabajo para un máximo rendimiento

Cómo crear horarios de trabajo y optimizar los recursos personales

El tiempo es oro.

Y, parafraseando a los poetas, discurre inexorablemente. El tiempo de gestión afecta directamente a la consecución de objetivos de cualquier empresa, de ahí su relevancia en el ámbito económico y comercial.

Optimizar los recursos personales para sacar el máximo rendimiento al tiempo es una prioridad de cara a la productividad de la empresa. Para conseguirlo es vital saber cómo crear horarios de trabajo al máximo nivel de eficiencia.

El puzzle de los horarios

La gestión del tiempo en el ámbito laboral no es sencilla. Antiguamente la cultura del trabajo era únicamente presencial y con horarios determinados e inamovibles. Este tipo de “actitud” empresarial no arrojaba los resultados deseados.

El agotamiento laboral, el exceso de horas improductivas o la mala organización de la plantilla son aspectos que, a todas luces, sólo producen resultados caóticos.

El control de horarios de los empleados puede ser una tarea compleja y tediosa que, gestionada correctamente y haciendo uso de los mecanismos adecuados, produce un aumento de la calidad del servicio y la efectividad de los recursos humanos.

Aferrarse a modelos anticuados de la gestión de horarios tradicional es, a todas luces, un error. Lo importante es disponer de un método de organización para gestionar de forma flexible y optimizada los horarios y los turnos de trabajo de los empleados.

¿Por qué es importante concretar un sistema de horarios adecuado?

Vamos a ver un ejemplo sencillo:

En la empresa de reparto Delivery hay un total de 12 trabajadores en plantilla para los departamentos de empaquetado y distribución.

6 miembros de la plantilla trabajan de mañana y 6 de tarde, distribuidos a partes iguales en ambos puestos.

El volumen de empaquetado necesita de 4 operarios en turno de mañana y 2 en el turno de tarde, mientras que el reparto exige 2 empleados en el horario de mañana y 5 en el que corresponde a la tarde.

Claramente, la empresa no dispone de la plantilla necesaria para dar cobertura a las necesidades de gestión de paquetería y, además, están distribuidos de forma irregular.

Cuando se trata del servicio de delivery, no disponer del personal necesario a las horas adecuadas, puede retrasar los tiempos del envío empeorando la atención al cliente y el nivel de producción. 

Lógicamente, la solución es realizar unos horarios adecuados al volumen de trabajo de cada puesto e incorporar a un trabajador en el turno de tarde.

Este ejemplo es sencillo, pero la gestión de la plantilla no siempre atiende a criterios tan simples. Existen otros condicionantes: reducciones de jornada, contratos por horas y otros muchos factores que alejan la rotación de cuadrantes de una figura estricta y lineal.

La importancia de la flexibilidad horaria en la creación de horarios de trabajo

Los horarios predeterminados están muy lejos de ser ya la única opción disponible a la hora de hacer turnos de trabajo para tus empleados de la manera más eficaz.

Los nuevos criterios de organización y funcionamiento empresarial, además de los distintos modos de concebir la jornada laboral, turnos cortos, jornadas continuas, y el teletrabajo, hacen necesaria la flexibilidad de horarios.

Crear horarios de trabajo adaptados a las necesidades de la empresa para garantizar la productividad y el rendimiento corporativo sumado a la concreción de cuadrantes en función de las necesidades de la plantilla ha derivado en un nuevo concepto: el salario emocional.

La adecuación de medidas para la obtención de bienestar laboral arroja un saldo empresarial muy positivo: empleados con menos estrés, mayor satisfacción y apego a sus funciones y, por ende, más productivos.

El pago de los beneficios de la adecuación de las circunstancias personales produce una mayor satisfacción que el salario en sí.

Los diferentes tipos de puestos de trabajo, así como la adecuación de horarios ha supuesto la necesidad de ejercer un control más eficiente de esos turnos de trabajo para lo que el método organizativo tradicional se ha quedado corto.

Cómo crear horarios de trabajo de manera eficaz

Hablamos de crear horarios de trabajo que deriven en jornadas laborales más eficaces y, a la postre, productivas, con oportunidades de incrementar las ventas y mejorar la atención al cliente. Para ello, es fundamental:

1. Análisis previo de tareas

Un buen método para hacer horarios de trabajo eficaces no solo atiende a una cuestión de reparto de horas activas, sino de una valoración estricta del monto de tiempo que una tarea precisa para ser realizada correctamente. 

Gestionar los horarios al máximo nivel de eficiencia implica analizar patrones sobre las fases de los proyectos, de forma que la herramienta que utilices para ello sea un recurso práctico que te facilite toda la información.

2. Concretar anticipadamente los horarios de los equipos de trabajo

Crear turnos de trabajo y asignarlos semanalmente mediante un criterio de rotaciones o necesidades, de manera consensuada con los empleados evitará ausencias o necesidades de modificación al adecuarse a una previsión real.

3. Aplicar la flexibilidad en la gestión de horarios

Con turnos de trabajo más diversos es más sencillo solucionar las eventualidades que con dos o tres modelos de turnos y apoya la conciliación familiar. Además, la suma de los mismos te permitirá una jornada más larga y continua cubierta en su totalidad por la plantilla.

Al momento de cambiar turnos y pedir días libres, es conveniente que los empleados dispongan de apps de trabajo para modificar sus jornadas de manera independiente, reduciendo el tiempo de gestión y asegurando que estos cambios cubran las necesidades de personal en el establecimiento.

Adicionalmente, un negocio abierto en un horario más amplio permite una mejor captación y retención de la clientela al adecuarse a todos sus horarios.

4. Organización de los trabajadores en base a sus especialidades

Disponer de un especialista en cada momento permite cubrir todos los servicios sin tener que desatender la demanda de un cliente o paralizar una actividad completa.

Implementar el “Control de Presencia”

La verificación en tiempo real de los turnos de trabajo es tan sencilla como disponer de un control de fichajes en que se reflejarán las horas reales de trabajo de cada miembro de la plantilla.

5. Disponer de la tecnología adecuada

En ORQUEST disponemos de un software de gestión y planificación de personal que te permitirá configurar turnos de trabajo, asignar horarios, optimizar la organización de tareas y mejorar, por definición, el sistema de trabajo de tu empresa.

Con nuestro servicio integral podrás crear horarios de trabajo con el máximo nivel de eficacia. 

Somos la unificación de las respuestas a todas tus preguntas. Combina la mejor tecnología con el personal más cualificado y obtén la solución a los procesos de administración de horarios de trabajo.

Cada área de tu empresa se verá beneficiada, incorporando la automatización de funciones y la agilidad de la mejora de la productividad al minimizar errores.